Come eliminare un archivio cartaceo aziendale, passo per passo

In sei passaggi: inventario, verifica dei termini, decisione di scarto, preparazione, ritiro con distruzione tracciata e conservazione della prova. Ecco come procedere.

I sei passaggi

1. Fai un inventario. Scatole, faldoni e armadi: che cosa c'è, di che anno e di quale tipo.
2. Verifica i termini di conservazione. Ciò che deve ancora essere conservato resta; il resto può essere eliminato. Se hai dubbi, chiedi al commercialista (vedi la guida ai termini di conservazione).
3. Decidi lo scarto. Controlla che non ci siano contenziosi o verifiche in corso e annota cosa elimini e quando, con un semplice elenco.
4. Prepara il materiale. Separa quello da conservare, togli materiali non cartacei ingombranti come plastica e metallo se richiesto, etichetta le scatole e non lasciarle incustodite.
5. Affida il ritiro a un servizio tracciato. Documenti trasportati e distrutti in impianti autorizzati, con documentazione del ritiro.
6. Conserva la prova. L'elenco di scarto e l'attestato di distruzione dimostrano cosa è stato eliminato.

Quanto pesa un archivio

Una scatola archivio piena pesa di solito tra 10 e 15 kg, ma varia molto. Il peso reale si verifica al ritiro, e su di esso si basa il prezzo. Per una proposta sul tuo archivio richiedi un preventivo.

Attenzione ad archivi pubblici o di interesse storico

Per gli archivi di enti pubblici o di soggetti privati dichiarati di interesse culturale, lo scarto richiede procedure e autorizzazioni specifiche, tra cui quella della Soprintendenza archivistica. Verifica prima di procedere.

Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce la consulenza di un commercialista, di un consulente del lavoro o di un consulente privacy. I termini possono cambiare in base al settore e al caso concreto.

Domande frequenti