Non esiste un termine unico: dipende dal tipo di documento. Le scritture contabili e la relativa documentazione si conservano di norma per dieci anni. Altri documenti hanno tempi più brevi o più lunghi. I dati personali, in ogni caso, non vanno tenuti più del necessario.
I termini più comuni
- Scritture contabili e documentazione collegata (libro giornale, libro inventari, fatture, corrispondenza commerciale): dieci anni dall'ultima registrazione, secondo l'art. 2220 del codice civile.
- Documenti fiscali: devono restare disponibili finché l'amministrazione può fare accertamenti. I termini sono in genere più brevi di dieci anni ma si allungano in alcuni casi: per questo molte aziende usano i dieci anni come riferimento unico.
- Libro unico del lavoro: cinque anni. Per contratti, buste paga e altri documenti del rapporto di lavoro chiedi al tuo consulente del lavoro.
- Contratti e documenti che provano un diritto: la prescrizione ordinaria è di dieci anni (art. 2946 c.c.), quindi conviene tenerli finché potresti doverli far valere.
- Documenti sanitari: i tempi dipendono dal tipo di documento e dalla struttura, e per alcuni, come le cartelle cliniche, sono molto lunghi. Verifica con il tuo ordine professionale.
Sono indicazioni generali: prima di eliminare un documento controlla sempre il suo caso con un professionista.
Dati personali: non oltre il tempo necessario
Il GDPR (art. 5) chiede di conservare i dati personali in una forma che consenta di identificare le persone solo per il tempo necessario agli scopi per cui sono trattati. Anche quando nessuna norma impone un termine, un documento con dati personali non va tenuto senza motivo. Pensa ai curriculum dei candidati non assunti, ai moduli compilati, alle copie dei documenti di identità.
Come stabilire i tuoi termini
- Elenca le tipologie di documenti che produci o ricevi.
- Per ognuna indica il motivo della conservazione (norma, contratto, interesse a difendersi) e il termine.
- Indica da quando il termine decorre, per esempio dall'ultima registrazione o dalla fine del rapporto.
- Scrivi tutto in un breve piano di conservazione e aggiornalo quando cambia qualcosa.
Quando il termine è scaduto
Verifica che non ci siano contenziosi, controlli o richieste in corso, poi decidi lo scarto. I documenti con dati personali vanno resi illeggibili: con un distruggidocumenti per piccole quantità oppure con un servizio di ritiro e distruzione tracciata. Conserva una traccia di cosa hai eliminato e quando, per esempio un elenco di scarto e l'attestato di distruzione.
Se la quantità è regolare, l'Ecobox in ufficio è il modo più comodo. Per interi archivi vedi Svuota archivio.
Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce la consulenza di un commercialista, di un consulente del lavoro o di un consulente privacy. I termini possono cambiare in base al settore e al caso concreto.
Domande frequenti
Posso eliminare le fatture dopo cinque anni?
Per le scritture contabili e la documentazione collegata il riferimento civilistico è di dieci anni. Prima di eliminare fatture verifica con il tuo commercialista.
Devo conservare i curriculum dei candidati non assunti?
Solo per il tempo necessario alla selezione, salvo un consenso specifico per usi ulteriori. Stabilisci un termine e rispettalo.
Se ho una copia digitale posso eliminare la carta?
Dipende dal tipo di documento e da come la copia è stata formata e conservata. Chiedi conferma al commercialista o al consulente prima di eliminare gli originali.
Serve un documento che provi l'eliminazione?
Non sempre è obbligatorio, ma conservare una traccia (elenco di scarto e attestato di distruzione) ti aiuta a dimostrare cosa hai eliminato e quando.
Hai documenti da eliminare?
Dicci quanti sono e dove si trovano: ti rispondiamo con una proposta.