Dipende da cosa c'è scritto. La carta senza dati personali segue le regole di raccolta del tuo comune. I documenti con dati personali o riservati, invece, non vanno lasciati leggibili in luoghi accessibili a terzi: vanno resi illeggibili o affidati a un servizio di distruzione.
Cosa chiede il GDPR
Il regolamento europeo chiede di proteggere i dati personali da perdita, divulgazione non autorizzata e accessi illeciti (principio di integrità e riservatezza, art. 5), con misure di sicurezza adeguate al rischio (art. 32). Non esistono regole specifiche per la carta come per altri rifiuti, ma i principi valgono allo stesso modo: quando il trattamento finisce, i dati vanno cancellati o resi irreversibilmente anonimi.
Cosa è un dato personale su carta
- Nomi, indirizzi, telefoni e codici fiscali di clienti, fornitori e dipendenti
- Contratti, preventivi e fatture intestati a persone
- Buste paga, curriculum e copie di documenti di identità
- Documenti sanitari
- Anche un foglio di appunti con il nome di un cliente
Cosa puoi buttare senza problemi
Volantini, imballaggi di carta, fogli bianchi e stampe senza dati personali. Attenzione ai fogli riusati come brutta copia: il retro può contenere dati.
Tre modi per eliminare in sicurezza
- Distruggidocumenti da ufficio: adatto a piccole quantità. Controlla il livello di taglio: la norma DIN 66399 classifica la sicurezza in livelli, e più è alto più piccoli sono i frammenti.
- Servizio di ritiro e distruzione: per volumi regolari, con contenitore in ufficio, tracciabilità e attestato. È il nostro Ecobox.
- Svuotamento dell'archivio: per grandi quantità di faldoni, con intervento programmato. Vedi Svuota archivio.
Errori comuni
- Il cestino sotto la scrivania pieno di fogli con dati
- Sacchi di carta lasciati in corridoio o davanti all'ufficio
- Fogli strappati a metà, ancora leggibili
- Affidare la carta a chi non rilascia alcuna prova dell'avvenuta distruzione
Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce la consulenza di un commercialista, di un consulente del lavoro o di un consulente privacy. I termini possono cambiare in base al settore e al caso concreto.
Domande frequenti
È vietato buttare documenti con dati personali nella carta?
Non c'è un divieto con questa formula, ma il titolare del trattamento deve garantire sicurezza e riservatezza. Lasciare documenti leggibili in luoghi accessibili a terzi può violare questi principi: il consiglio è renderli illeggibili.
Basta strappare i fogli a metà?
Spesso no: i pezzi grandi restano leggibili. Meglio un distruggidocumenti adeguato o un servizio di distruzione.
Il distruggidocumenti da ufficio va bene?
Per piccole quantità sì, scegliendo un livello di taglio adeguato. Per volumi regolari o archivi conviene un servizio dedicato.
Come dimostro di aver distrutto i documenti?
Conserva un elenco di ciò che hai eliminato e l'attestato di distruzione rilasciato dal servizio. Per i tuoi obblighi specifici confrontati con il consulente privacy.
Vuoi un modo semplice per distruggerli?
Calcola una stima per l'Ecobox o scrivici: ti rispondiamo con una proposta.